DAA - DEPOSITÁRIO DO ACERVO ACADÊMICO

A manutenção e a guarda do acervo acadêmico da  Faculdade Sul Mineira fica sob a responsabilidade da Secretaria Acadêmica, liderada por funcionário (a) específico (a) para esse fim, devidamente  informado (a) ao MEC nos termos da Portaria N° 1.224/2013.

  Esse processo obedecerá ao disposto na Portaria N° 1.224, de 18 de dezembro de 2013. Todo acervo será organizado em meio físico e digital seguindo as regras de arquivamento e descarte conforme previsto nesta portaria obedecendo aos prazos de guarda, destinações finais e observações previstas na tabela de temporalidades e destinação de documentos de arquivo relativo às atividades-fim das instituições federais de ensino superior que consta no sítio do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal.

O registro da documentação acadêmica seguirá critérios de indexação e padronização para que as informações sejam completas e de fácil acesso aos usuários.

  Haverá, para este processo, a implantação de rotinas de digitalização da pasta de documentos dos alunos, não eliminando a necessidade de guarda física dos documentos. O processo visará sempre a qualidade e eficiência no fluxo de documentos físicos, quando tais documentos forem digitalizados e recuperados em concordância com as exigências legais do MEC.

Os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico da Faculdade Sul Mineira, independente da fase que se encontram ou de sua destinação final, serão convertidos para o meio digital, de forma que  o modo de conversão e preservação dos documentos obedeça aos seguintes princípios:

  • Os métodos de digitalização garantirão a confiabilidade, autenticidade e integridade de todas as informações dos processos e documentos originais.

Além disso, o acervo acadêmico digital, oriundo da digitalização dos documentos e/ou de documentos nato digitais, será controlado por um sistema especializado em gerenciamento de  documentos eletrônicos que consiste em:

  • Gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;
  • Apresentar uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;
  • Utilizar o método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;
  • Utilizar da Certificação Digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelo Depositário do Acervo Acadêmico da FASUL, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Ao vencer o prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído por documento devidamente digitalizado.

A Faculdade Sul Mineira manterá permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta os documentos na fase corrente do acervo acadêmico sob sua guarda. Além disso, o Acervo Acadêmico poderá ser consultado a qualquer tempo pela Comissão Própria de Avaliação (CPA) e estará disponível para averiguação, a qualquer tempo, pelos órgãos e agentes públicos atuantes para fins de regulação, avaliação e supervisão.

Os documentos em suporte físico e os documentos preservados em meio digital em fase corrente estarão disponíveis na Secretaria Acadêmica.

Depositário do Acervo Acadêmico

Nomeada pela Portaria 001/2017, da FASULMG de 20 de março de 2017, Jessica Maria Gomes de Sá, é responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico da Faculdade Sul Mineira, nos termos da Portaria Normativa nº 1.224/2013.



CPA - Comissão Própria de Avaliação

NDE - Núcleo Docente Estruturante

DAA - Depositário do Acervo Academico